STANDARD FOR ELEKTRONISK STATISTIK …

2 1. Individbeskrivelser Indberetningsfilen skal være inddelt i et antal individer (records). Som minimum skal individtyperne 1 (Indberetter) og 9 (Sl...

1 downloads 37 Views 82KB Size
STANDARD FOR ELEKTRONISK STATISTIK INDBERETNING FRAVÆRSSTATISTIK Januar 2008

0. Indledning ESI-standarden er den standard der sikrer, at indberetningen af fraværsoplysninger til DA og Danmarks Statistik sker efter en ensartet opbygning. ESI-standarden til fraværsindberetningen er opbygget efter de samme principper som til lønstatistikindberetningen, men indeholder ikke nær så mange individtyper. Pr. 1. januar 2008 erstattes DS-arbejdsstedskoden (DSK) med p-nummer (PNR), jf. CVR's hjemmeside (www.cvr.dk). Indberetninger, der omfatter fraværsperioder efter dette tidspunkt skal indeholde p-nummer, og ESI-standarden er derfor udvidet til 100 karakterer med plads til p-nummer i position 91-100. Følgende gælder for alle individer med P-nummer og DA-Foreningskoder (DAK): Tildeling af P-nummer sker via Erhvers- og Selskabsstyrelsen. Ønskes oplysning om, hvilke P-numre den enkelte virksomhed har, kan der rettes henvendelse til CVR-registret (www.cvr.dk). P-nummer skal altid være udfyldt, hvis virksomheden har mere end ét arbejdssted. DAK kan oplyses ved henvendelse til DA, og kræves ikke udfyldt ved indberetning direkte til Danmarks Statistik. I så tilfælde udfyldes feltet med nuller.

Filnavn Filnavnet på indberetningsfilen er valgfrit, dog bedes filnavne med Æ, Ø, Å samt mellemrum ikke anvendt.

1

1. Individbeskrivelser Indberetningsfilen skal være inddelt i et antal individer (records). Som minimum skal individtyperne 1 (Indberetter) og 9 (Slut) og et eller flere af individtype 4 (Fravær) findes i indberetningen. Individtyperne 2 (Virksomhed), 3 (Person), 7 (Virksomhedsslut) og 8 (Fyld), jf. ESI-standarden til Lønstatistikken, er frivillige. Disse individer henter vi automatisk fra virksomhedens lønstatistikindberetning. De medarbejdere, der i indberetningsperioden har haft fravær af den type, der er angivet i vejledningsmaterialet, indberettes i individtype 4 (Fraværsindivid). Alle individer (records) har en længde på 100 tegn, og der afsluttes med CR/LF. Ved indberetning foretrækker vi en fast formatering, men der kan efter aftale benyttes komma- eller TAB-separering, og i givet fald skal der være et skilletegn mindre i hvert individ, end der er felter. Kommaseparerede filer skal ikke indeholde citationstegn med mindre, der kan optræde komma i det pågældende alfanumeriske felt. For hvert datafelt i individtype 1-9 er angivet, om det er rent numerisk (N) eller alfanumerisk (A). For numeriske (N) felter gælder: • Kun heltal, med mindre andet er nævnt • Det skal højrestilles • Der skal indsættes foranstillede nuller I individtype 1 er angivet, hvilke mulige tegnsæt, der kan anvendes. Tegnsættene er yderligere beskrevet på side 18-19 i ESI-standarden til Lønstatistikken.

2

INDIVIDTYPE 1 – INDBERETTERINDIVID Dette individ skal være det fysisk første individ i filen. Indeholder navn og adresse på det anvendte edb-bureau (evt. virksomheden selv). OBS. Hvis der benyttes komma- eller TAB-separering, skal de første 7 felter (position 1-23) lægges sammen til et felt. Position

Datanavn

Type

Forkortelse

Feltindhold/Databeskrivelse

1-8

Filler

N

"00000000"

9 - 10

Filler

N

"00"

11 - 15

Filler

N

"00000"

16 - 20

Filler

N

"00000"

21

lndividtype

N

ITYPE

"1"

22

Tegnsæt

N

TEGN

Kode for hvilket tegnsæt der anvendes 1 – EBCDIC 2 – ISO-646 (ASCII) 3 – ANSI (Windows) 4 – Codepage 850 (DOS)

23

Format

N

FORMAT

Kode for om der anvendes 1 – fast formatering (foretrækkes) 2 – kommaseparering 3 – TAB-separering

24 - 31

Indberetterens CVR-nummer

N

SENR

Indberetterens CVR-nummer som tildelt af Skat

32 - 33

Filler

N

34 - 59

Indberetterens navn

A

INAVN

60 - 86

Indberetterens adresse

A

IADR

87 - 90

lndberetterens postnummer

N

IPOST

91 - 100

Filler

N

"00"

”0000000000”

3

INDIVIDTYPE 4 - FRAVÆRSINDIVID Indeholder fraværsdata for en medarbejder. Det vil sige oplysning om, hvilken virksomhed og arbejdssted medarbejderen er ansat på i indberetningsperioden, medarbejderens cpr-nr., fraværstype, antal fraværstimer samt fraværsperiode. Der vil forekomme flere fraværsindivider (records) for den samme medarbejder, såfremt denne har haft mere end en fraværsperiode. Position

Datanavn

Type

Forkortelse

Feltindhold/Databeskrivelse

1–8

CVR-nummer

N

SENR

Virksomhedens CVR-/SEnr. Som tildelt af Skat

9 - 10

Filler

N

11 - 15

DSarbejdsstedskode

N

DSK

Danmarks Statistiks Arbejdsstedskode. Erstattet af P-nummer pr. 1. januar 2008, DSK udfyldes med nuller

16 – 20

DA-foreningskode

N

DAK

Dansk Arbejdsgiverforenings foreningskode (DAK)

21

Individtype

N

ITYPE

”4”

22 – 36

Medarbejdernumm er

A

MNR

Medarbejdernummer i virksomheden

37 – 46

CPR-nummer

N

CPR

Medarbejderens CPR-nummer

47 – 50

Indholdstype

N

ILTYPE

Kode for fraværstype, jf. Fraværsvejledningen. Kun følgende numre kan indberettes: 1100, 1200, 1300, 1400, 1500, 1921, 1922 og 1935

51 – 60

Enheder

N

ENHEDER

Antal timers fravær1

61

Fortegn af ENHEDER

A

FT

”+” eller ”–” Blanktegn er også ”+”

62 – 71

Beløb

N

BELØB

”0000000000”

72

Fortegn af BELØB

A

FT

”+” eller ”–”Blanktegn er også ”+”

73 – 80

Gyldig fra

N

GFRA

Startdato for fraværet (Format: ÅÅÅÅMMDD)2

81 – 88

Gyldig til

N

GTIL

Slutdato for fraværet (Format: ÅÅÅÅMMDD)2

89 – 90

Filler

N

91 – 100

P-nummer

A

"00"

”00” PNR

Arbejdsstedets 10-cifrede P-nummer. Hvis virksomheden kun har et arbejdssted og intet P-nummer tilknyttet udfyldes med 10 nuller

1

Antal timer skal indberettes i 1/100

2

Hvis fraværet er uafsluttet, vælg da om indberetningsmodel 1 eller 2 bliver anvendt, jf. s. 5-6

4

INDIVIDTYPE 9 – SLUTINDIVID Sidste individ i indberetningen. Indeholder en optælling af samtlige individer (records) i indberetningen samt oplysninger om systemudbyder og anvendt fraværsregistreringssystem. Position

Datanavn

Type

Forkortelse

Feltindhold/Databeskrivelse

1-8

Filler

N

"99999999"

9 - 10

Filler

N

"00"

11 - 15

Filler

N

"00000"

16 - 20

Filler

N

"00000"

21

Individtype

N

ITYPE

"9"

22 - 30

Individantal

N

IANTAL

En sammentælling af antallet af individer i indberetningen. Dvs. SAMTLIGE individer inklusive indberetter- og slutindivid (+ evt. fyldindivider). Hvis sammentælling ikke kan foretages, så skrives nuller

31 - 38

Udbyderidentifikation

N

UDBID

CVR-nummer på systemudbyder

39 - 42

Systemnummer

N

SYSID

Entydigt løbenummer for hvert fraværsregistreringssystem, som aftalt med DA

43 - 50

Opdateringsdato

N

OPDATO

Dato for seneste ændring i statistik-modulet Format: ÅÅÅÅMMDD

51 - 90

Lønsystemnavn

A

Navnet på fraværsregistreringssystemet

91 - 100

Filler

N

”0000000000”

5

Hvilke perioder skal indberettes – uafsluttede fraværsperioder Alle fraværsperioder, der forekommer helt eller delvist i skatteåret, skal indgå i indberetningen af fraværet for skatteåret. Dermed indgår også de uafsluttede perioder, • • •

der starter tidligere end skatteårets start der ikke er afsluttet ved skatteårets udgang som både er startet før skatteårets start, og som slutter efter skatteårets afslutning

Ovenstående efterlader naturligvis et spørgsmål i relation til de perioder, der er uafsluttet på indberetningstidspunktet/udtrækstidspunktet, og som derfor ikke har en slutdato. Disse perioder skal nødvendigvis behandles specielt, og er beskrevet i 2 løsningsforslag – Indberetningsmodel nr. 1 og nr. 2. For at indberetter/virksomheden overholder ESI-standarden for alle perioder – uanset om de er afsluttede eller ej – skal én, og KUN én, af følgende modeller vælges ved indberetningen: INDBERETNINGSMODEL NR. 1 Start- og slutdato skal, i relation til ovennævnte perioder, indberettes som følger: • •



Fraværsperioder med start- og slutdato i skatteåret indberettes med de faktiske start- og slutdatoer Fraværsperioder med startdato før skatteåret: For disse fraværsperioder gælder, at timerne i intervallet fra start af skatteåret og til fraværsperiodens afslutning opgøres og indberettes (der skal foretages enten en manuel eller automatisk beregning af timerne). Fraværsperiodens startdato erstattes med ni-taller (99999999) Fraværsperioder med slutdato efter skatteåret: For disse fraværsperioder gælder, at timerne i intervallet fra fraværsperiodens startdato til slutningen af skatteåret opgøres og indberettes (der skal foretages enten en manuel eller automatisk beregning af timerne). Slutdatoen for disse perioder erstattes med ni-taller (99999999)

NB. Selvom slutdatoen er kendt på indberetningstidspunktet og er registreret i systemet, skal fraværsperioden opsplittes i 2, således at den del af perioden som ligge skatteår 1, indgår i indberetningen for skatteår 1, mens den del af perioden der ligger i skatteår 2, indgår i indberetningen for skatteår 2. Ni-tallerne i enten start- eller slutdatoen indikerer, at det er en uafsluttet periode. INDBERETNINGSMODEL NR. 2 • •

Fraværsperioder med start- og slutdato i skatteåret indberettes med de faktiske start- og slutdatoer Fraværsperioder med startdato før skatteåret: Den reelle startdato skal indberettes for disse perioder, og tabte arbejdstimer opgøres fra den reelle startdato 6



Fraværsperioder med slutdato efter skatteåret: Som slutdato angives en fiktiv dato efter eget valg, blot den ligger efter skatteårets afslutning. Man skal være opmærksom på, at fraværstimerne skal være de tabte arbejdstimer, som kan henføres til den angivne periode, der er afgrænset af den reelle startdato og den fiktive slutdato

Alle perioder, der skal indberettes, indberettes således med start- og slutdato og de dertilhørende fraværstimer, uanset om de er startet før skatteårets start eller sluttet efter skatteårets afslutning. Eksempel på indberetning vha. indberetningsmodel nr. 2 I nedenstående figur er indtegnet eksempler på to fraværsperioder fra en fiktiv virksomhed. • •

Periode 1 løber fra 18/12-2006 – 20/1-2007 Periode 2 løber fra 18/12-2006 og er uafsluttet på indberetningstidspunktet 1/2-2007

20/1

2006

18/12

1/2

2007

Periode 1 Periode 2

Indberetningstidspunkt

Indberetning for 2006

I indberetningen for 2006 skal startdatoen for periode 1 være 20061218, mens slutdatoen skal være 20070120. Fraværstimerne for periode 1 skal være alle de fraværstimer, der er mellem de to datomarkeringer. Startdato for periode 2 skal være 20061218, mens slutdatoen kan være 20070201, som i dette eksempel er indberetningstidspunktet. Tilsvarende for periode 2, så skal fraværstimerne være de tabte arbejdstimer, der er mellem 18/12-2006 og 1/2-2007. Havde man for periode 2 valgt slutdatoen til at være for eksempel 15/1, så skulle fraværstimerne være de tabte arbejdstimer, der var i perioden 18/12-2006 til 15/1-2007. Indberetning for 2007

Da begge perioder forekommer delvist i både 2006 og 2007, så skal de to perioder også indgå i indberetningen for 2007. På dette tidspunkt vil periode 2 sandsynligvis være afsluttet, og skal derfor indberettes med den faktiske slutdato og de dertilhørende fraværstimer.

7