Extending OLAT to Support Operative Administrative

Extending OLAT to Support Operative Administrative Processes on the Level of a Department Talk at the OLAT Conference 2008, Zurich ... e rudimentary a...

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Institut für Informatik Betriebliche Informationssysteme

  

Extending OLAT to Support  Operative Administrative Processes  on the Level of a Department Talk at the OLAT Conference 2008, Zurich Hans­Gert Gräbe, Univ. Leipzig, Germany http://bis.informatik.uni­leipzig.de/HansGertGraebe

Our OLAT Experience

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About the Software Engineering (SWE) Curriculum in Leipzig • • •

• •

Software Engineering (SWE) projects as integral part of the c.s. Curriculum Projects (sem. 4) start if Programming (lecture and labs, sem. 2) and SWE courses (lecture  and labs, sem. 3) are completed.  Groups of 6 .. 8 students work on such a project during the summer term = about 1000 h  programming load. Several groups work on the same theme. Projects cover the whole  software cycle planning, requirement analysis, design, modelling, implementation – The  proof of the pudding is the eating.  Focus on reusable software to support the needs of the department. The outcome cannot  be used directly but requires consolidation (winter term) Projects realized so far ● Uebmanager = standalone web application to support SWE labs ● Elate­Portal = web portal with main focus on E­Assessment.  Used in online exams for about 800 students within the department of education

Hans­Gert Gräbe ­ Talk at the OLAT Conference Zurich 28.03.2008

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SWE and OLAT •

• •



In the summer term 2007 we first time offered an OLAT­based theme: Develop an OLAT  extension to handle exam registration and results reporting ● Involves interaction with the administration (exam office) and thus requires an  extension of the roles offered by OLAT ● Consolidation as Xman project in the winter term 2007 In winter term 2007 we set up (in parallel to our “legacy system”) an OLAT production  instance http://olat.informatik.uni­leipzig.de as IT­support on department level. XMan was integrated upon completion and tested on a variety of exam registrations. Full  integration into OLAT head depends upon certain adjustments of extension points in the  rights system.  Another project on the way is the integration of the Elate test engine into OLAT as another  course resouce. 

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About LMS Design

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How a good LMS should be designed? •

How to get an answer? p

• •

Start and develop one … Poirot‘s method: lay back and think …

Software requirements analysis: Identify real life processes, stakeholders, process dimensions  and process owners, real need for IT support, address acceptance problems IT based? IT driven? IT supported?  v p

Techno­social aspects “Code is law” (Lawrence Lessig, www.code­is­law.org)

What’s about OLAT? •

OLAT is primarily designed to support creation and delivery of courses. Typical for a today‘s  LMS it unites y l e

an authoring tool a delivery engine rudimentary archiving functionality

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A Look Aside:  Other Business IT Systems

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But these areas are usually  separated in business IT systems (1) Authoring tools: • • •

Document specific authoring software Main focus on the interoperability of documents, not software Breakthrough with upcoming XML­based standards

(2) Delivery engine: • • •

Operative data management: detailed data, no or low time dimension Contains the most important part of the business intelligence, focus on technical parameters  Uses enterprise specific or domain specific solutions

(3) Archiving tools: • • •

More complex requirement: Dispositional data management Consolidated data, deep time dimension, focus on commercial success Uses standard data warehousing concepts, architectures and tools, e.g. SAP business warehouse

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University IT Systems Current State

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What’s about university IT systems? (1) Authoring tools: •

There exist plenty of widespread tools, in CS mainly ppt­, pdf­ and LaTeX based

(3) Dispositional data management: •

Widespread IT­support of management processes at university level p Students’ enrolment and achievements profile management e Employment management for staff and student assistants e Annual reporting to external authorities

(2) Operative data management • • •

island solutions for IT­supported courses and training low level of penetration of IT­support for complex operative administrative tasks e even for bundled course assignment with side conditions low budget vs. high expectations tend to centralized solutions, regardless of process dimensions  and process owners (e.g. BPS, OLAT Service at Zurich University)

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Drawbacks of  centralized solutions 1.

Centralized solutions do not reflect the flexibility of requirements posed by the granularity of  process dimensions and owners • •

2.

e.g., the affairs handled in our exam office are 90% standard but 10% require flexibility of decision  meeting that could not reliably mapped into algorithms. IT support should not substitute administration but concentrate on the “all day business” to save  administration time for the really hard cases that require human interaction.

Centralized solutions tend to map a great variety of requirements from different sources into a  single piece of software •



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It has to solve conflicts between requirements even if they come from different sources and do not  occur in real life

Alternative: Set of communicating specially configured instances of the same software or  special software(s) assembled from a set of components by a common design principle  (component framework)  •

Requires clear distinction between software and software instances.

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About the Needs  of a Department

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Where to start with such an alternative? Operative administrative processes on the level of a department • • •

(Yet) the main level of operative academic decision meeting Sufficiently explicit rules and actors’ experience with real life processes Sufficiently homogeneous to be modeled consistently

Claim 1: Operative administrative processes on the level of a department are characterized  by quickly and unpredictably changing requirements. In particular, the practical  consequences from modularization and the Bologna process are hardly to predict in detail  yet. 

Claim 2: With regard to the financial situation in general and the discussion about financial  equipment of academic institutions in particular one cannot expect generous financial support  for development and operation of such IT structures.

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Some Thoughts about Design

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Design 1: Use cases and actions viewpoint

Learners‘  Profiles

Course  Enrolment and Groups

Admini­ stration

Personal  Area

Cooperative Area

Public  Area

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Some Thoughts about Design

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Design 2: Layer and Block Structure

Presentation Layer

Personal Area

Collabo­rative Area

Provides unified access

Public and  Admini­ strative Area

Business Layer Arrange tools instances according to  special needs

Common Services  Resources Layer

Provide tools

Data and Communication Layer

Persist data and provide communication

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Some Thoughts about Design

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What’s about OLAT?

Personal area: contains predefined information  with statically fixed role dependent exposure mode  to other users.

Presentation Layer

Personal Area

Collaborative Area

Public  Area

Common Services  Resources Layer

Collaborative area: contains two predefined  modes of collaboration (courses, working groups)  that can be equipped with different resources. Not  (yet) clearly modularized. Public area: Rudimentary tools for course  schedule display (catalogues) 

Data and  Communication Layer

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Our Projects

Personal Area

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Collaborative Area

Public  Area

Elate­Project  Add another tool for  E­Testing to OLAT

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Personal Area

Collaborative Area

Public  Area

XMan  Add another collaborative mode for exam  assignment and results reporting to OLAT

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Roles or Rights?

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Cooperate Scenarios – Roles or Rights? old OLAT is role based  • Classical approach, static rights concept, hard coded • Easy implementation, roles can be modeled, hard to extend new OLAT is rights and responsibility based (SecurityGroups)  • Dynamic approach to set up collaborative contexts at  run time • Roles can be designed and added within extensions or even during runtime • Distinguish between rights design (at development time), rights definition (at project  setup time) and rights execution (at project realization time) • Contractual structure of our responsibility based society: rights design = legislator, rights definition = contract agreement, rights execution = contract  fulfillment • Execution of rights is encompassed with taking responsibility, e.g., A student enroled into a course has to take the exam d A staff member offering a course has to provide exams • Best suited for operative processes with rapidly changing requirements Hans­Gert Gräbe ­ Talk at the OLAT Conference Zurich 28.03.2008

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Some Thoughts about Design once more

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Design 2a: Special Role of a Rights and Responsibility System Presentation Layer Personal Area

Collaborative Area

Public and Administrative Area

Rights and Responsibility System Common Services  Resources Layer Data and  Communication Layer

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Requirements

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Personal area provides • Flexible extension concept for profiles • Secure identity management including a private data store • Flexible concept to expose part of the private data to collaborators and the public Collaborative area provides • Setup for different types of collaboration contexts • Scalable rights based access to its resources, including a project data store • Flexible concept to expose part of the project data to the public Public and administrative area provides • organized public display of categorized information extracted from the public part of the  operational data store • data exchange interface to external applications, in particular to dispositional data stores

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